Het geschil agenderen 
Eerder is in deze reeks een blog verschenen over (i) goede afspraken om problemen te voorkomen en (ii) buitengerechtelijke oplossingen bij geschillen binnen de vennootschap. In deze blog wordt ingegaan op het agenderen van het geschil informeel en zo nodig formeel. 

Slecht overleg kiem voor geschillen 
De onderneming van een vennootschap is uiteindelijk in het dagelijks bestaan ervan, voor een groot deel een samenwerking van mensen. Er zullen daarom allerlei momenten zijn om een verschil van inzicht onderling te bespreken. In het aansturen van een vennootschap zijn het ook deze overleggen, al dan niet in het voorbijgaan, waar de meeste onderwerpen worden besproken. 

De kiem van een geschil kan liggen in het niet of niet goed verlopen van overleggen. Doorgaans is een goed debat over te varen koers uiteindelijk goed voor het bepalen daarvan. Een voorbeeld uit de eigen praktijk van een gebrek aan debat is de volgende samenwerking tussen twee compagnons. 

De ene was altijd op locatie en de andere was altijd onderweg naar klanten. Overleggen werden tussen de bedrijven door gevoerd, waardoor grote onderwerpen niet goed aan bod kwamen. Uiteindelijk gingen de onuitgesproken meningsverschillen etteren en ontstond een echt geschil. 

In een vergelijkbaar geval kwam de compagnon die altijd onderweg was voor langere tijd op locatie terug, waarna allerlei voorheen onbesproken onderwerpen over de bedrijfsvoering opeens op tafel kwamen. 

Ook in faillissementen wordt regelmatig achteraf bezien vastgesteld dat een goede orde in bestuursvergaderingen en een goede verslaglegging had kunnen bijdragen bij het eerder signaleren en onderkennen van problemen.

Bestuursvergadering 
Om te voorkomen dat onderwerpen onderbelicht of onbesproken blijven is het belangrijk om een goede structuur aan te brengen in de bestuursvergaderingen en in het verlengde daarvan, de aandeelhoudersvergadering, daarover gaat de volgende blog.

Aan het vormgeven van de bestuursvergadering zijn niet strakke wettelijke voorwaarden verbonden, zoals die gelden voor de aandeelhoudersvergadering. Tegelijkertijd gelden voor het nemen van bestuursbesluiten wel duidelijke wettelijke regels. 

De statuten en mogelijk de aandeelhoudersovereenkomst zullen wel voorwaarden stellen aan de bestuursvergadering. Lees de statuten dus goed na op bijvoorbeeld de volgende bepalingen: frequentie, agendering, stemmen, stemprocedure, meerderheden, escalatie naar de algemene vergadering en tegenstrijdig belang. Voor puur het goed voeren van overleg binnen het bestuur zullen deze voorwaarden niet snel direct een rol spelen, op het agenderen na.

Conclusie 
De meeste geschillen kunnen door goed overleg worden voorkomen of goed worden opgelost. Voorkom dat onderwerpen onderbelicht blijven door ze helder te agenderen. Hoe eerder een onderwerp op tafel komt hoe makkelijker het te beslechten is. 

Mocht er binnen het bestuur geen oplossing worden gevonden, dan kan de aandeelhoudersvergadering erover beslissen. Lees daarvoor de volgende blog.